Verpasste Manieren: Ein Leitfaden für Millennials zur E-Mail-Etikette

Liebe Millennials,
Wir machen E-Mails nicht gut – das heißt, wenn wir es überhaupt tun. Vielleicht ist es nur so, dass sich E-Mails für uns wie eine prähistorische Praxis anfühlen, ein urkomisches Relikt der Vergangenheit. Während unsere Eltern wegen der E-Mail-Geschwindigkeit noch an Reisekrankheit litten, waren wir bereits zum IMing übergegangen. Dann zum SMS. Dann Facebook, Instagram, Twitter, Snapchat, Tinder, Bumble. . . du verstehst den Punkt. Sicher, wir mögen reich an Likes und Followern sein, aber es fühlt sich an, als hätte uns die digitale Welt die Geduld, das Können und die soziale Geschicklichkeit geraubt, um ein einfaches Werk zu schreiben. Entschuldigen Sie, während ich für einen Moment alle Carrie Bradshaw bekomme, aber wann ist unser Grundniveau an Anstand völlig abgeflacht?

In meiner wildesten Jahrtausendwende, die zur professionellen Fantasie wurde, wachse ich poetisch von meinem Eames-Stuhl aus, esse eine Acai-Schüssel und stelle TED-Talk-Einladungen ab, während ich mit exekutiver Leichtigkeit makellose E-Mails abfeuere. In Wirklichkeit laufe ich aber beim Navigieren in der Berufswelt lieber nackt einem Kaktus über den Weg, als eine E-Mail zu schreiben. Ich meine es ernst. Es gibt wirklich keine größere Folter, als vor einem leeren E-Mail-Fenster zu sitzen. Vielleicht ist es die unbesorgte La-di-da-Natur der Millennial-Generation, aber ehrlich gesagt, die ganze Formalität scheint pervers zu sein. Am Ende fühle ich mich besiegt, und wen scherze ich? Die Unfähigkeit, einem einfachen Anlass gerecht zu werden, schadet meinem überhöhten Selbstwertgefühl der Millennials. Wenn ich ein Magier wäre, würde meine Residenz in Vegas als . in Rechnung gestelltDie Kompetenz-Illusion. Ich bin buchstäblich Holden Caulfield mit einer Internetverbindung – außer in diesem Szenario bin ich auch der Falsche.

Meine E-Mail-Angst erhebt sich hässlich, wenn ich eine Korrespondenz mit jemandem in der professionellen Nahrungskette initiiere, der so ziemlich jeder ist. Ich bin dafür bekannt, dass ich zwischen den Begrüßungen eine Stunde lang überlege.Ist „Hallo“ zu lässig? Ist „Hallo“ zu kurz? Erscheint mir „Dear“ wie ein Bonbon?Lassen Sie mich nicht einmal mit dem Namen anfangen.Vorname?Zu vorwärts.Vollständiger Name?Gestelzt.Herr.? MS.? Frau.? Ist es gruselig, den Familienstand von jemandem zu googeln? Was ist, wenn sie einer dieser Doktoranden sind, die darauf bestehen, Arzt genannt zu werden?Ich habe mich selbst durchkreuzt, bevor ich überhaupt angefangen habe, und bevor ich mich versah, bin ich ein One-Woman-Katastrophengebiet. Also rief ich Patricia Napier-Fitzpatrick an – Gründerin der The Etiquette School of New York, Heldin dieser Geschichte – und bat sie, die Gebote und Verbote der E-Mail-Etikette aufzuschlüsseln.

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Irren Sie auf der Seite der Formalität.
Millennials sind an sehr kurze Nachrichten und noch kürzere Bearbeitungszeiten gewöhnt. Unnötig zu erwähnen, dass gute Form dazu neigt, verloren zu gehen. Aber „wenn Sie ein Junior-Level sind“, warnt Napier-Fitzpatrick, „eine gute Faustregel ist, immer mit der respektvollsten Art zu beginnen, jemanden anzusprechen. Begrüßen Sie sie mit ‚Sehr geehrter Herr/Frau‘, und je nachdem, wie sie sich in ihrer Antwort selbst bezeichnen, können Sie ihrem Beispiel folgen.“ Und verzichten Sie nie ganz auf die Begrüßung. „Es wirkt ein bisschen abrupt und ein bisschen unhöflich“, sagt sie streng. Der Rest der E-Mail sollte „klar, prägnant und höflich“ sein – und wenn Sie um etwas bitten, beenden Sie sie natürlich immer mit „Danke“.

Seien Sie sorgfältig.
Überprüfen Sie Ihre Grammatik, überprüfen Sie Ihre Rechtschreibung, überprüfen Sie alles. „Dies ist Ihr erster Eindruck – Sie möchten, dass er Ihre persönliche Marke positiv widerspiegelt“, sagt Napier-Fitzpatrick. Und senden Sie es nicht, sobald Sie fertig sind. Machen Sie fünf Minuten lang etwas anderes, dann kommen Sie zurück und vergewissern Sie sich, dass es das ist, was Sie senden möchten – denn denken Sie daran: Sie hinterlassen eine Papierspur. Sie sollten immer etwas senden, das Sie vor Ihren Freunden und Ihrer Familie lesen möchten.

Schreibe Namen nicht falsch.
„Es ist fast unmöglich, die falsche Schreibweise eines Namens zu korrigieren“, warnt Napier-Fitzpatrick. Es ist wahr. Vor ein paar Jahren hat meine Freundin (die zum Schutz ihrer Identität namenlos bleiben wird) bei einer E-Mail-Bewerbung den Namen eines potenziellen Arbeitgebers falsch geschrieben. Dies ist, Wort für Wort, die Antwort, die sie zurückbekam:

Hallo xxxxxx,
Vielen Dank für Ihre E-Mail! Es ist toll, dass Sie sich so für die Medienbranche begeistern, aber wenn Sie die Namen unserer Redakteure nicht richtig schreiben können, bin ich mir nicht sicher, ob Sie noch bereit sind, hier ein Praktikum zu machen. Ich sage Ihnen nicht, dass dies gemein ist, sondern weil Ihr Enthusiasmus Ihnen, sobald Sie das beheben, sicherlich eine Chance in der Zukunft verschaffen wird.
Vielen Dank,
xxxxxx

Als ich meine Freundin anrief, um sie zu fragen, ob sie die E-Mail für mich ausgraben könnte, hatte sie einen Moment des Nachdenkens: „Weißt du, das war eigentlich die beste E-Mail, die ich je bekommen habe, weil sie meine Liebe zum Detail für immer verändert hat.“ Solange es eine Lernkurve gibt, atme tief durch und lass die kleinen Dinge los. Das war 2012, und jetzt ist sie auf der Überholspur zu Ruhm, Reichtum und Erfolg – ​​ehrlich zu Gott.

Kennen Sie Ihre CCs und Ihre BCCs.
CC funktioniert, wenn Sie eine E-Mail an verschiedene Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen senden und diese benötigen, um die Antworten zu sehen, aber stellen Sie sicher, dass Sie „die Empfänger entweder alphabetisch oder nach Dienstalter organisieren. Einige hochrangige Führungskräfte sind sehr sensibel, wenn es darum geht, wichtig zu sein“, sagt Napier-Fitzpatrick. Verwenden Sie BCC, wenn Sie eine Massen-E-Mail senden, die keine Antworten erfordert. „Vor allem“, bemerkt sie, „wenn Sie Personen außerhalb des Unternehmens E-Mails senden. Respektieren Sie die Privatsphäre der Menschen – sie möchten möglicherweise nicht, dass ihre E-Mail-Adressen mit denen geteilt werden, die sie ansonsten nicht haben.“

Sparen Sie nicht an den Details.
Spezifität ist der Schlüssel – insbesondere wenn es um den Betreff der E-Mail geht. „Die Leute bekommen so viele E-Mails“, sagt Napier-Fitzpatrick. „Es ist wichtig, in der Betreffzeile sehr klar und sachdienlich zu sein. Wenn Sie „RE: Meeting“ schreiben, ist es wie: Welches Meeting? Geben Sie das Datum des Treffens an und was es betraf.“ Selbst wenn es um Stellenangebote geht, „ist es nicht genug, ‚Staff Intern‘ zu setzen, sondern ‚NYU Graduate Bewerben auf ein Praktikum‘.

Achten Sie auf Ihren Ton.
Es kann eine Herausforderung sein, Persönlichkeit durch E-Mail zu zeigen. Napier-Fitzpatrick erklärt: „Wenn ich während eines Meetings etwas sage, das auf dem Papier vielleicht ein bisschen hart klingt, aber wenn ich es sage, habe ich ein Lächeln im Gesicht, werden Sie es nicht negativ auffassen.“ Slang und Abkürzungen können als informell interpretiert werden, und Sarkasmus kann zu leicht missverstanden werden. Beschränken Sie außerdem die Verwendung von Ausrufezeichen auf eins – höchstens zwei. „Alles kann nicht aufregend sein, also gehe sparsam damit um“, warnt sie. Zu viele Ausrufezeichen „können eher als glaubwürdig denn als glaubwürdig erscheinen“. Oh – und schreiben Sie niemals eine E-Mail in Großbuchstaben. Es ist sehr aggressiv.

Sagen Sie Danke.
Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie jemanden persönlich kennengelernt haben, fünf Minuten lang telefoniert oder einen schnellen E-Mail-Austausch geführt haben. Es ist wichtig, jedem, der großzügig mit seiner Zeit und seinem Wissen eingesetzt hat, angemessen zu danken – und zwar schnell! „Je früher Sie es senden, desto aufrichtiger wirkt es. Sie haben ein 24-Stunden-Fenster, aber es sollte wirklich innerhalb von 12 gesendet werden.“ Bonuspunkte, wenn Sie Ihrer Dankes-E-Mail mit einer handgeschriebenen Karte folgen.

Antworten Sie.
Millennials neigen anscheinend dazu zu denken, dass es optional ist, eine E-Mail zu beantworten. Vielleicht, weil wir es gewohnt sind, E-Mails von unseren Eltern zu bekommen (und zu ignorieren), oder vielleicht, sinniert Napier-Fitzpatrick, „sind Millennials nicht so empathisch wie andere Generationen. Sie denken nicht darüber nach, wie es wäre, wenn sie diese E-Mail empfangen würden oder nicht.“ Fazit: Das Einzige, was wichtiger ist, als eine gute E-Mail zu schreiben, ist, darauf zu antworten.