Grillen hören? So erstellen Sie die perfekte Follow-Up-E-Mail

Wenn es so aussieht, als würden die meisten Ihrer E-Mails in den Äther wandern, sind Sie nicht allein. Der durchschnittliche Büroangestellte erhält laut einer aktuellen Studie schätzungsweise 95 E-Mails pro Tag lernen . Kombinieren Sie das mit spontanen Meetings und Geschäftsessen, die bis in den Nachmittag hinein reichen, und es ist kein Wunder, dass die meisten Ihrer E-Mails mit Funkstille beantwortet werden. Abgesehen von vollen Zeitplänen – und das klingt hart – manchmal sehen Ihre E-Mails einfach nicht drängend genug aus, um eine Antwort zu erhalten.


Jacqueline Whitmore , Etikette-Experte und Gründer der Business-Etikette-Beratungsfirma The Protocol School of Palm Beach, sagt, dass die meisten Leute nicht wissen, wie man eine richtige E-Mail schreibt, wobei 'zu aufdringlich sein' der häufigste Fauxpas ist.

Augenbrauen mit Augenbrauenstift formen

Wie macht man sich also bemerkbar, ohne es zu übertreiben? Hier sind die sechs Dinge, die Sie tun müssen:

Erstellen Sie eine starke Betreffzeile

Gibt es etwas weniger Reizvolles, als eine E-Mail mit dem Titel „Re: kein Betreff“ zu öffnen? Denken Sie an die Art der E-MailSiewürde am ehesten öffnen. Die Verwendung von Großbuchstaben ist zu aggressiv und wirkt verzweifelt, aber ein schnelles „Folgen“ gefolgt von dem Betreff Ihrer Anfrage in wenigen Worten sollte ausreichen.


Formatieren Sie den Textkörper

Es gibt keine strikte Formel für das, was funktioniert, aber es ist im Allgemeinen sicherer, es kurz zu halten. Öffnen Sie sofort mit einer herzlichen und neutralen Linie und lassen Sie sie dann wissen, dass Sie nachfassen. Verweisen Sie sie nicht auf Ihre Anfrage „wie in der E-Mail unten zu sehen“. Das setzt voraus, dass sie die Zeit oder den Wunsch haben, den Thread zu durchsuchen. Wiederholen Sie Ihre Anfrage stattdessen in zwei oder weniger Zeilen, danken Sie ihnen für ihre Zeit und schließen Sie mit einem Satz, der sie sanft anstößt, zu antworten wie „ich freue mich darauf, Ihre Gedanken zu hören“ oder „lassen Sie es mich wissen, wenn Sie Fragen haben“.


Stellen Sie schließlich sicher, dass der Textkörper die Länge des Bildschirms nicht überschreitet. Je kürzer es ist, desto wahrscheinlicher erhalten Sie eine Antwort.

Schätze deine Beziehung zum Empfänger ein


Der Ton einer E-Mail an einen engen Mitarbeiter ist nicht derselbe wie an einen potenziellen Kunden. Über E-Mail mit jemandem zu förmlich zu sein, mit dem Sie After-Work-Drinks teilen, kann sich stickig oder sogar herablassend anfühlen, aber in Umgangssprache mit jemandem zu sprechen, den Sie kaum kennen, sieht amateurhaft aus. Im Zweifelsfall kurz, aber nicht kurz fassen, rät Whitmore.

Mehrfach bearbeiten

Ihre Empfänger könnten einen Grammatik- oder Rechtschreibfehler als Zeichen von Nachlässigkeit interpretieren. Wenn es Ihnen egal ist, warum sollten sie es tun? Rudimentär, aber manchmal übersehen, sprechen Sie Ihre Empfänger mit richtig geschriebenen Namen an. Um zu vermeiden, dass Sie auf die Senden-Schaltfläche klicken, bevor Sie die Kopie bereinigt haben, schreiben Sie E-Mails in ein anderes Dokument und lassen Sie Adressen aus dem E-Mail-Fenster aus, bis Sie zum Senden bereit sind.

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Zur richtigen Tageszeit versenden


Sie werden mehrere Theorien darüber finden, wann Sie am wahrscheinlichsten eine Reaktion erhalten, wie zum Beispiel am Vormittag, wenn Energie und Konzentration sind gesagt auf ihren Höhepunkten zu sein. Aber es ist auch ratsam, an Zeiten zu denken, die am wenigsten effektiv sind: Freitags nach 17:00 Uhr. ist ein generelles No-Go, da die Leute dazu neigen, mental auszuchecken und sich dann lieber nicht an die Arbeit erinnern lassen. Außerdem geht Ihre E-Mail im Meer von E-Mails verloren, die Ihr Empfänger über das Wochenende ansammelt.

Senden Sie hingegen am Sonntagabend ein Follow-up, und Ihre E-Mail könnte es ganz oben in den Postfächern Ihrer Empfänger schaffen. Sie werden es sicher sehen, aber Montagmorgen ist eine Zeit des Chaos, also verschieben sie es vielleicht auf später in der Woche.

E-Mails auf ein Minimum beschränken

Unsere Branche lebt von höflichen Erinnerungen, aber seien Sie vorsichtig, nicht zu überfluten oder zu belästigen. Wenn Sie nach dem ersten – vielleicht zweiten – Follow-up keine Rückmeldung erhalten, gehen Sie davon aus, dass Ihre Anfrage nicht bearbeitet wurde oder derzeit eine niedrige Priorität hat. Geben Sie dem Empfänger je nach Art Ihrer E-Mail Luft zum Atmen – zwischen ein paar Monaten und einem Jahr. Fragen Sie noch einmal, aber diesmal mit neuen Informationen oder einem neuen Blickwinkel. Schließlich wollen Sie nicht wie eine kaputte Schallplatte klingen.